Conferència telefònica: consells sobre preparació, costos, moderació

Content

• Què és una conferència?
• Com funciona la conferència?
• Proveïdor de trucades de conferència
• Diferents models de preus per a trucades de conferència
• Què costa realment una conferència?
• Què necessiteu per a una conferència?
• Problemes típics amb les trucades de conferència
• Com es poden evitar els errors a la tecnologia?
• Tasques i funció del moderador
• Com funciona una trucada de conferència amb un telèfon mòbil?

Una conferència telefònica és l'eina perfecta per discutir fàcilment, de forma ràpida i econòmica sobre qüestions professionals amb més de dues persones, ja siguin projectes o presentacions. Per a això no és necessari un esforç tècnic massa gran. Un simple telèfon o mòbil és suficient per al modern "Telco". No obstant això, hi ha algunes regles importants per a les conferències telefòniques a les quals heu de prestar atenció prèviament. Les nostres llistes de comprovació us mostren quins ...

Què és una conferència?

Les conferències telefòniques o les trucades de conferència són reunions on només podeu escoltar-vos però no veure’s. El terme conferència telefònica, conegut també per la seva abreviatura Telko o TK, s’utilitza generalment per a trucades telefòniques amb més de dos participants. Amb tres a quatre participants, es parla d'una conferència de tres o d'una conferència de quatre. Tot el que va més enllà en termes de participants és només una empresa de telecomunicacions. A més, es distingeix en conferències telefòniques segons el tipus de connexió:

• Procediment de marcatge
  Els participants marquen a la conferència de manera independent (equipats amb les dades d’accés adequades) i s’han d’autenticar amb un PIN.
• Procediment de marcatge telefònic
  Els participants són cridats per l’operador del proveïdor de telefonia o per l’organitzador i la conferència és “recuperada”. Tot i que el procés és més convenient, també és més car per a l’organitzador, ja que també suporta totes les tarifes de connexió.

Com funciona la conferència?

Es pot configurar i implementar una trucada de conferència ràpidament. Mentrestant, hi ha nombrosos proveïdors de Telco (en alguns casos gratuïts) a Internet (més informació a la secció següent). No s’han de complir els grans requisits previs.

No cal un sistema telefònic modern. Un simple telèfon o mòbil és tot el necessari per a una tele reunió. Per tant, si voleu iniciar una conferència telefònica amb tres o més participants, només necessiteu tres senzills passos:

• Registre d'una conferència telefònica
  Per iniciar la conferència, heu de registrar la conferència al proveïdor seleccionat. Aquest registre sol ser necessari només una vegada i normalment ja és possible al lloc web del proveïdor de telecomunicacions. Per fer-ho, normalment només necessiteu un nom i una adreça de correu electrònic (els proveïdors gratuïts poden utilitzar-los comercialment) o una adreça de facturació (per als proveïdors de telecomunicacions de pagament).
• Comunicar dades d’accés
  Normalment se us assignarà una anomenada sala de conferències. Tots els participants poden marcar posteriorment a aquesta sala virtual. Amb aquesta finalitat, la sala de conferències té una clau de dades d'accés en dues parts: un número de telèfon (número de marcatge) i un codi PIN de conferència (codi d'accés, PIN d'accés o PIN de conferència). Amb les dades, tothom pot marcar des de qualsevol lloc amb el seu telèfon, iPhone o un altre telèfon intel·ligent.
• Inicieu una trucada de conferència
  Si tots els participants tenen un número i un PIN, podeu començar. Organitzeu una hora, marqueu i inicieu una conferència. Normalment es necessiten almenys dos participants per entrar a la sala. Alguns proveïdors de telecomunicacions tenen l’anomenat líder de conferències, sobretot per motius de seguretat. Té el seu propi PIN de líder de conferència i també és qui habilita la trucada de conferència per a tothom. Fins aleshores, la resta de participants sovint només senten música en espera.

Proveïdor de trucades de conferència

Una trucada des del telèfon de casa o de l’oficina només us connecta amb una altra persona. Per a una conferència telefònica amb més de dos participants, heu d’utilitzar un proveïdor o un programari específics.

El que escolliu depèn d'una banda de les vostres expectatives o requisits del proveïdor; de l'altra, per descomptat, del preu de l'oferta. Us presentem diversos proveïdors amb els quals podeu fer una trucada de conferència:

• Conferència telefònica alemanya
  El proveïdor deutsche-telefonkonferenz.de anuncia amb una “trucada de conferència 100% gratuïta”. Per tant, no haureu de pagar cap càrrec addicional, només heu de pagar per una trucada fixa. Després de registrar-vos, rebreu les dades d'accés per correu electrònic i podreu començar immediatament. El nombre de participants i la durada de la conferència són il·limitats.
• SmartConference
  Feu servir moltes trucades de conferència, per a cites periòdiques, per a reunions amb clients o per treballar en equip? A continuació, podeu contractar una subscripció mensual de 9,90 amb el proveïdor SmartConference. Fins a 5 participants poden unir-se a Telko a aquest preu fix. Per a grups més grans hi ha tarifes més cares per a un màxim de 25 participants.
• què tal
  No només són possibles missatges curts, sinó també conferències telefòniques a través de Whatsapp. A l'aplicació, podeu crear fàcilment una trucada de grup i afegir fins a set dels vostres contactes. Fàcil, ràpid i gratuït. Ideal per a usuaris privats, però per a algunes empreses aquesta variant no és prou professional. A més, per descomptat, heu d’estar connectat a tots els participants a través de Whatsapp.
• Skype
  El servei de Microsoft Skype també ofereix una funció per a trucades de grup. Per fer-ho, heu d'afegir els participants desitjats a un grup mitjançant els vostres contactes o la cerca. Un cop creat això, podeu iniciar la trucada de grup. Si tots els participants utilitzen el programari Skype, aquest tipus de conferència és gratuïta.
• Telekom Business Conference
  Deutsche Telekom ofereix el seu propi servei de conferències telefòniques, que permet conferències de telco i web senzilles. A més de la conversa, també es poden compartir documents o mostrar presentacions. Quan es factura segons l’ús, els costos ronden els 10 cèntims per minut i per participant. Una conferència telefònica de 30 minuts amb 5 participants costaria uns 15 euros. Però també hi ha models de tarifa plana per a diferents números de participants.
• Meebl
  Meeble anuncia diversos punts: gratuït, sense registre, sense publicitat i sense correu brossa. Tot el que heu de fer és introduir la vostra adreça de correu electrònic i el codi que es mostra: la sala per a la conferència està configurada i es pot utilitzar. Rebrà números de marcatge gratuït d’Alemanya, Àustria i Suïssa. Si voleu donar suport al servei, podeu escollir voluntàriament un número de pagament.

Altres proveïdors (parcialment de pagament) en ordre alfabètic sense classificació: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonference. VoiceMeeting, Woopla.

Diferents models de preus per a trucades de conferència

Tot i una gran selecció de proveïdors diferents, els models de preus es poden dividir en només dues categories. En triar una solució adequada, podeu triar entre aquests (i un proveïdor associat):

• Facturació basada en l’ús
  El pagament es fa aquí per minut i per participant. Els proveïdors mesuren exactament quants participants es van marcar a la conferència telefònica i durant quin període de temps. Multiplicat per la tarifa esmentada, es tradueix en l'import de la factura.
• Tarifa plana amb subscripció
  Un preu fix per gastar en trucades de conferència amb la freqüència i el temps que vulgueu. L’import del preu de la subscripció es basa en el nombre de participants. Al voltant de 10 euros al mes per a trucades amb fins a 7 usuaris.

El millor és esbrinar quina opció us convé. Les conferències telefòniques freqüents amb una llarga durada i molts participants són significativament més cares en la primera variant. D’altra banda, si només us convida poques vegades a fer televisió en grups reduïts, és possible que pagueu massa amb la tarifa plana.

Què costa realment una conferència?

Molts proveïdors anuncien que les seves trucades de conferència són gratuïtes; una inspecció més propera sovint no és del tot cert: o hi ha restriccions en el nombre de participants o el primer pas (el registre) és gratuït. Fins i tot si no hi ha obligacions contractuals ni costos mensuals, normalment hi ha càrrecs per minut baixos pel temps de conversa durant la conferència telefònica.

Quins costos sorgeixen, també depèn d'on marquen els respectius subscriptors a la xarxa. Com a regla general, cada participant paga els costos de connexió a la xarxa fixa alemanya. Depenen del proveïdor de telefonia respectiu: si teniu una tarifa plana a la xarxa fixa alemanya, no haureu de pagar cap tarifa separada;

Tanmateix, també es poden concebre participants de l’estranger que no tenen condicions especials per a la xarxa fixa alemanya. Depenent del proveïdor, també hi ha l'opció que el líder de la conferència assumeixi les tarifes de la conferència telefònica per a tothom. En aquests casos, es contracta la subscripció corresponent.

Què necessiteu per a una conferència?

Abans de seleccionar el proveïdor de trucades de conferència adequat, heu de fer algunes reflexions formals sobre la trucada de conferència en si. Aquests criteris repercuteixen en l'elecció del proveïdor i, per tant, en els costos de la conferència telefònica:

• Nombre de participants: Quants participants participen a la televisió?
• Origen: Hi marquen les persones que truquen des de l’estranger?
• Costos: Qui paga les taxes de conferència?
• Funcions addicionals: Necessiteu serveis com ara control web (per a presentacions paral·leles) o una funció de gravació?

Com a regla general, les conferències i proveïdors estandarditzats són suficients per a un màxim de deu participants. Tot i això, heu de prestar especial atenció a la internacionalitat de les persones que truquen i a la limitació del nombre de participants, en cas contrari, pot arribar a costar-se ràpidament.

Problemes típics amb les trucades de conferència

Tot i la tecnologia simple, les coses poden sortir malament amb la conferència telefònica. Els problemes més habituals inclouen:

• Dificultats per marcar
  A les conferències, sovint hi ha almenys una persona que no pot marcar, ja sigui perquè les dades d’accés són incorrectes (o s’han anotat incorrectament) o perquè el programari utilitzat (per exemple amb Skype) no està actualitzat.
• connexió
  Ningú no pot fer res al respecte, però és molest quan els participants surten de la conferència repetidament i han de tornar a marcar a causa d’una mala connexió (ràdio), per exemple.
• Soroll de fons
  Si els participants escolten música al fons, la finestra està oberta o els participants simplement s’han oblidat de prémer el botó de silenci mentre parlen amb una altra persona a l’oficina, és extremadament molest.
• Disciplina de la parla
  Com que ningú no es veu, no hi ha cap comunicació no verbal que indiqui, per exemple, qui tindrà la paraula següent. Efecte: és difícil coordinar qui parla quan. O bé tots responen a una pregunta alhora o cap.

Com es poden evitar els errors a la tecnologia?

A continuació, també us proporcionem un document PDF que podeu descarregar gratuïtament, que conté molts consells per preparar i celebrar conferències telefòniques. Això evitarà contratemps molestos i contribuirà a l'èxit de la conferència telefònica.

Baixeu-lo per evitar errors

Tasques i funció del moderador

Com a moderador, teniu un paper especial a jugar durant la conferència telefònica. Porten ordre per parlar. Sou responsable de les tasques següents:

• obertura
  Saludeu tots els presents. Expliquen per què s'està produint la televisió i de què es tractarà en el curs següent.
• introducció de participants
  Si no es tracta d'una conferència telefònica habitual o si hi ha participants nous, us hauríeu de presentar a tothom per crear un ambient agradable de debat.
• coordinació
  La vostra tasca principal és coordinar els discursos individuals i dirigir la discussió. El més fàcil de fer és donar (i retirar) la paraula als participants.
• temps
  Vigileu el rellotge perquè no superi el temps de la trucada de conferència. Assegureu-vos que també es treballa l’agenda.
• Resum
  El moderador tanca la conferència. Al final, heu de resumir els resultats, esbossar els passos següents i indicar quan tindrà lloc la propera reunió.

Com funciona una trucada de conferència amb un telèfon mòbil?

En principi, les trucades de conferència amb un telèfon mòbil o iPhone no funcionen de manera diferent que altres. Per sobre de tot, heu d’assegurar-vos que el vostre telèfon mòbil tingui prou autonomia: les trucades més llargues al telèfon intel·ligent solen ser desconegudes. També heu d’assegurar-vos per endavant que el vostre contracte de telefonia mòbil inclou una tarifa plana a la xarxa fixa. Aquesta és l'única manera de mantenir la conferència realment gratuïta.

Durant una trucada de conferència amb un telèfon mòbil Es recomanen especialment aplicacions com el servei de missatgeria de Whatsapp. Tant els usuaris d’un iPhone com els propietaris d’un telèfon intel·ligent Android poden prescindir de la mateixa manera sense aplicacions addicionals, ja que el seu telèfon mòbil normalment ja inclou aquesta funció. El principi és idèntic: primer cal trucar a algú que ha de rebre la trucada per poder afegir més participants mitjançant un símbol de telèfon amb el signe més. Tingueu en compte que tots els participants s’han de desar al telèfon mòbil. A més, la trucada de conferència es desconnecta en el moment que pengeu.